Quản Trị Hành Chánh Trong GĐPT

I.      QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH
a- Điều hành cấp gia đình:
Đạo hữu Gia trưởng hàng ngày nghiên cứu, giải quyết các công việc của Gia Đình, liên lạc với Ban Đại Diện địa phương (Chi hội Phật tử địa phương) tiếp xúc với phụ huynh của các đoàn sinh (nhất là Huynh Trưởng) trong gia đình để thăm viếng, tìm hiểu hoàn cảnh, thu thập ý kiến.
- Đạo hữu Gia Trưởng có thể cùng sinh hoạt 1 Đoàn
- Hằng tuần hay 2 tuần đến thăm các đoàn sinh hoạt để khích lệ tinh thần
- Hai tháng một lần họp ban huynh trưởng Gia Đình để kiểm điểm công việc, phối hợp hoạt động, hoạch định chương trình hoạt động tổng quát của Gia đình.
- Hai hay 3 tháng một lần tổ chức sinh hoạt chung toàn Gia đình dưới hình thức sinh hoạt hằng tuần của các Đoàn để thắt chặt tình thân ái giữa các đoàn viên trong một Gia Đình.
- Sáu tháng một lần tổ chức Trại sinh hoạt toàn Gia Đình để kiểm điểm sức sống, làm công tác xã hội tập thể.
b- Điều hành cấp Liên đoàn
- Hằng ngày Liên Đoàn Trưởng nghiên cứu giải quyết các vấn đề trong phạm vi trách nhiệm của Liên đoàn.
- Theo dõi các hoạt động của các Đoàn
- Lập báo cáo lên Gia trưởng và BHD
c- Hoạt động
- Hằng tuần điều khiển, phối hợp sinh hoạt tổng quát các Đoàn trong Liên đoàn.
- Hàng tháng họp các Huynh trưởng thuộc các Đoàn kiểm điểm sự hoạt động của các Đoàn cùng vạch chương trình hoạt động cho tháng tới.
- Bốn tháng một lần tổ chức Trại Liên đoàn mục đích kiểm điềm sức sống, thắt chặt tình huynh đệ giữa các Đoàn, thực hiện công tác xã hội tập thể.
II.      CHƯƠNG TRÌNH TU HỌC
Được áp dụng chung cho các Ngành theo chương trình theo quyết định 010.023/HDQN/TB  do BHD TƯ GĐPT Việt Nam ban hành. Về quy tắc vạch chương trình sẽ được trình bày ở bài quy tắc vạch chương trình tu học.
III.      HỘI ĐỒNG GIA ĐÌNH
Thành phần Hội đồng này gồm có bác Gia trưởng chủ tọa và toàn ban Huynh Trưởng:
a) Nếu người có lỗi là Huynh trưởng chưa có cấp bậc
b) Các Huynh Trưởng có cùng cấp bậc được ấn định trong Quy Chế, nếu người có lỗi là Huynh trưởng có cấp.
Nếu công việc xảy ra có quan hệ chung đến GĐPT mà Hội đồng này không giải quyết được thì phải đưa lên BHD.
Thưởng phạt
Hội Đồng thưởng:
Thành phần gồm có đạo hữu Gia trưởng chủ tọa, các Đoàn trưởng, Đoàn phó và thư ký v.v… (do đề nghị của Liên Đoàn đưa lên để mở Hội đồng). Sau khi Hội Đồng xét quyết định thưởng cho Đoàn sinh và Huynh trưởng sẽ được công bố trước toàn thể Gia Đình.
Hội Đồng Phạt:
Thành phần gồm có đạo hữu Gia trưởng chủ tọa, các Đoàn Trưởng, Đoàn phó và thư ký v.v… (do Liên Đoàn đưa lên yêu cầu mở Hội Đồng Kỷ Luật)
Ghi chú:
- Thưởng để công khai kích thích thúc dục sự làm việc của Đoàn sinh và Huynh trưởng.
- Phạt để sửa đổi sự lầm lỗi. Phạt có hai cách:
 IV.      HÀNH CHÁNH
a- Sổ sách Gia Đình phải có:
- Sổ Gia phả hay Nhật ký Đoàn (Thư ký giữ)
- Tập ghi số thư đi
- Tập ghi số thư đến
- Tập lưu chiếu văn thư đến
- Sổ công tác Gia Đình
- Sổ công đức (sổ vàng)
- Tập lưu báo cáo (Thêm bản tình trạnh Huynh trưởng và đoàn sinh trong Gia Đình) (biểu mẫu do BHD TƯ ban hành)
Tất cả sổ sách trên đây do thư ký Gia đình chịu trách nhiệm giữ gìn và nhật tu. Riêng sổ tài chánh, tập lưu chiếu Phiếu Xuất biên lai các chi tiêu và báo cáo tình trạng ngân quỹ do Thủ quỹ Gia Đình giữ gìn và nhật tu.
- Sổ chuyên cần do Liên Đoàn Trưởng giữ
- Hồ sơ sách tịch Huynh trưởng (đơn xin vào Gia Đình) do Đạo hữu Gia Trưởng giữ, phần hành do Thư ký làm.
b- Lập sách tịch Huynh Trưởng và Đoàn sinh:
 c- Thẻ Huynh trưởng và Đoàn sinh:
Huynh trưởng:
- Phải được Hội đồng duyệt xét Quy chế Huynh trưởng công nhận
- Phải xuất thân một Trại Huấn Luyện Huynh Trưởng được Ban Hướng Dẫn tổ chức công nhận.
Đoàn sinh:
- Sau ba tháng sinh hoạt và được Ban Huynh Trưởng Gia Đình công nhận
Duyệt ký:
- Huynh Trưởng và Đoàn sinh trực thuộc do Ban Hướng Dẫn Tỉnh.
c- Di chuyển – Thu hồi hủy bỏ
Di chuyển: Khi có sự di chuyển, Huynh trưởng cũng như Đoàn sinh phải xuất trình Thẻ nơi mới đến cho:
- Ban Hướng Dẫn Tỉnh, nếu là Huynh trưởng
- Gia Đình nếu là Đoàn sinh
Thu hồi hủy bỏ: Huynh Trưởng và Đoàn sinh nghỉ sinh hoạt vĩnh viễn, Thẻ đương nhiên bị thâu hồi và xem như bị hủy bỏ. Thẻ thâu hồi, hủy bỏ sẽ được đăng tên vào nội san GĐPT.
V.      THỂ THỨC TÀI CHÁNH
Các tổ chức thường hay mất người vì vấn đề này do đó mà khi giao cần phải lựa chọn kỹ và giúp đỡ họ về cách thức làm việc. Ngoài ra, thủ tục, giới hạn việc chi tiêu công quỹ Gia đình cần ấn định rõ ràng.
Thể thức thu:
Thư ký thu mọi khoản trong nội bộ xong giao lại cho Thủ quỹ hay trực tiếp với các Đoàn. Xuất biên nhận, giữ tồn cần ghi chép rõ ràng hoặc vào sổ trước mặt người giao.
 Thể thức xuất chi:
Liên Đoàn Trưởng (hai ngành) ký phiếu xuất chi. Phiếu này giao cho người nhận hai bản dính liền nhau. Thủ quỹ phát tiền khi hai phiếu này vẫn liền nhau.
 Quyền hạn xuất chi:
Tùy theo số tiền chi, từ một Huynh Trưởng đến Liên Đoàn Trưởng, hoặc Ban huynh Trưởng có thể đề nghị. Số tiền cụ thể sẽ ấn định sau, tuy nhiên mọi đề nghị chi tiêu phải xác đáng và tiến hành đúng thủ tục cần thiết.
Điều hòa ngân quỹ: